Árajánlat elutasító levél minta – kész sablonok

Az árajánlat elutasító levél lényege, hogy udvariasan, egyértelműen és a jó kapcsolat fenntartása mellett közölje: az adott ajánlatot nem fogadja el. Az alábbi kész minták kimásolhatók, a szögletes zárójeles helyeket ([ ]) csak személyre kell szabnia. Több változatot is talál: egy udvarias általánosat, egy formálisat és egy kötetlenebbet, valamint tippeket ahhoz, mit érdemes és mit nem érdemes beleírni.

Mikor és hogyan használja ezt a mintát?

Akkor van szüksége árajánlat elutasító levélre, ha bekért egy vagy több ajánlatot, de végül más beszállítót, vállalkozót vagy megoldást választ. Egy rövid, korrekt visszajelzés nemcsak illendő: sokat számíthat a jövőben, hiszen könnyen előfordulhat, hogy ugyanazzal a céggel egy másik projektben mégis együtt dolgozna.

• Küldje időben, lehetőleg még a döntés után rövid időn belül.
• Legyen tömör: néhány bekezdés bőven elég.
• Köszönje meg az ajánlatadó munkáját és idejét.
• Ne bírálja élesen az árat vagy a szolgáltatást, ha nem kérték a visszajelzést.
• Hagyja nyitva az ajtót a jövőbeli együttműködésre, ha ez reális.

1. Udvarias, általános minta

Ez a leggyakrabban használható változat: semleges, korrekt, indoklás nélkül is megállja a helyét. Szinte bármilyen ajánlat elutasítására alkalmas.

Tisztelt [Címzett neve]!

Köszönjük, hogy elkészítette és megküldte árajánlatát a(z) [projekt / szolgáltatás megnevezése] kapcsán. Az ajánlatokat gondosan áttekintettük.

Sajnálattal tájékoztatjuk, hogy ez alkalommal nem az Önök ajánlatát választottuk. Döntésünk nem az Önök munkájának minőségét vagy megbízhatóságát minősíti; több szempont mérlegelése után esett más ajánlatra a választásunk.

Köszönjük a ráfordított időt és a részletes ajánlatot. Bízunk benne, hogy egy jövőbeli projekt kapcsán lehetőségünk lesz az együttműködésre.

Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
[Pozíció]
[Cég neve]
[Elérhetőség]

2. Formális minta rövid indoklással

Ezt a változatot akkor érdemes választani, ha üzleti partnernek küldi, és szeretne egy tapintatos, konkrét indokot is megadni (például ár, határidő vagy műszaki tartalom).

Tisztelt [Címzett neve]!

Köszönjük a(z) [dátum]-án kelt árajánlatukat a(z) [projekt / szolgáltatás megnevezése] tárgyában. Ajánlatukat a beérkezett többi ajánlattal együtt részletesen értékeltük.

A mérlegelést követően úgy döntöttünk, hogy ez alkalommal más ajánlattevővel folytatjuk. A döntésben elsősorban [pl. a keretünktől eltérő árszint / a szükségesnél hosszabb megvalósítási határidő / eltérő műszaki tartalom] játszott szerepet.

Nagyra értékeljük az ajánlat elkészítésébe fektetett munkát, és szívesen vennénk, ha a jövőben ismét kérhetnénk ajánlatot Önöktől.

Tisztelettel,
[Az Ön neve]
[Pozíció]
[Cég neve]
[Elérhetőség]

3. Kötetlen, magánszemélyeknek szóló minta

Ha kisebb megbízásról van szó, vagy egy vállalkozónak ír személyesen, elég egy közvetlenebb hangvételű, rövid üzenet is. Ez akár e-mailben vagy üzenetben is elküldhető.

Kedves [Név]!

Köszönöm az árajánlatot a(z) [munka megnevezése] kapcsán. Végül másik megoldás mellett döntöttem, így most nem tudok élni az ajánlattal.

Köszönöm a segítséget és a gyors visszajelzést. Ha legközelebb hasonló munkám lesz, mindenképp megkeresem.

Üdvözlettel,
[Az Ön neve]

Milyen indokot érdemes megadni?

Indoklást nem kötelező adni, de egy rövid, tapintatos magyarázat segíti a jó kapcsolatot. Az alábbi táblázat összefoglalja, mely megfogalmazások működnek jól, és melyeket érdemes kerülni.

Ajánlott megfogalmazás	Kerülendő
Több szempont mérlegelése után más ajánlatra esett a választásunk.	Túl drágák voltak, másnál jóval olcsóbb.
A megadott határidő ez alkalommal nem illett a terveinkbe.	Lassúak és megbízhatatlanok lettek volna.
A projekt műszaki tartalma eltért az igényeinktől.	Nem tetszett, amit kínáltak.
Bízunk a jövőbeli együttműködésben.	Üres, semmitmondó ígéretek.

Gyakori kérdések

Kötelező elutasító levelet küldeni?

Jogilag nem, de üzletileg erősen ajánlott. Az ajánlatadó időt és munkát fektetett az árajánlatba, egy rövid visszajelzés pedig fenntartja a korrekt viszonyt egy esetleges későbbi együttműködéshez.

Meg kell indokolni az elutasítást?

Nem kötelező. Ha mégis megteszi, maradjon tárgyszerű és tapintatos: elég annyi, hogy több szempont alapján más ajánlatot választott.

Levélben vagy e-mailben küldjem?

A legtöbb esetben az e-mail tökéletesen megfelelő és gyors. Kifejezetten formális, hivatalos beszerzéseknél előfordulhat, hogy hivatalos, aláírt levélre van szükség.